Устаревшие методы работы в оптовом бизнесе

Многие оптовые компании до сих пор работают «по старинке»: заказы оформляются через менеджеров, цены уточняются по телефону, бухгалтерские документы нужно запрашивать отдельно.

Пока клиентов немного, это терпимо. Но с ростом оборота ручное управление превращается в хаос, замедляет работу, приводит к финансовым потерям. Мы общались с большим количеством предпринимателей и понимаем, где начинаются проблемы. Если узнаёте свою компанию хотя бы в половине этих пунктов, пора серьёзно задуматься насчет автоматизации и внедрения B2B-платформы.

1. Бизнес держится на одном человеке

Сигнал: «Мы не знаем, что делать, если Петров уйдёт в отпуск».

Последствия: ключевые процессы замедляются, заявки висят в обработке, клиенты ждут ответов. При увольнении менеджера есть риск потерять его контакты и договорённости.

Решение: вся история работы с клиентами фиксируется в системе. Новый сотрудник быстро включается в работу, бизнес не зависит от конкретного человека.

2. Клиенты звонят, чтобы узнать цены, статус заказа или попросить документы

Сигнал: постоянные письма и звонки «Пришлите счёт», «Где накладная?», «Когда отгрузка?».

Последствия: менеджеры тратят часы на пересылку файлов и ответ на однотипные вопросы, вместо того чтобы продавать. Клиенты раздражаются и ищут более удобных поставщиков.

Решение: личный кабинет на B2B-платформе, где клиент видит цены и остатки в реальном времени, скачивает счета и закрывающие документы без участия менеджера.

3. 1С живёт отдельной жизнью

Сигнал: «Каждый заказ мы переносим в 1С руками».

Последствия: ошибки при ручном вводе, дублирование работы, потеря времени.

Решение: через B2B-платформу можно осуществлять двусторонний обмен с 1С. Со стороны 1С выгружаются справочники (номенклатура, типы цен, цены, склады). Со стороны B2B-портала данные о заказах и заказчике.

4. Бухгалтерия вручную отправляет документы

Сигнал: чтобы получить счёт или акт сверки, клиент пишет менеджеру, тот ищет файл самостоятельно или запрашивает его у бухгалтера.

Последствия: задержки с закрывающими документами, замедление сделок, лишняя нагрузка на команду.

Решение: все счета, накладные и акты доступны клиенту онлайн 24/7. Он заходит в свой кабинет и скачивает нужное за секунды.

5. Количество заказов растёт, а скорость падает

Сигнал: «Мы получаем много заявок, но не успеваем с ними работать».

Последствия: увеличиваются сроки обработки, клиенты уходят к более организованным конкурентам.

Решение: оформление заказов в один клик, контроль статусов и сроков, сокращение ручных операций. Сервис остаётся быстрым даже при росте оборота.

6. Рекламный бюджет уходит в никуда, материалы не доходят до клиентов

Сигнал: маркетинговый отдел постоянно слышит от менеджеров: «Пришлите актуальный каталог для рассылки».

Последствия: бюджет на рекламу расходуется неэффективно, бренд представлен хаотично, а продвижение ложится на плечи менеджеров.

Решение: в личном кабинете B2B-пользователя размещаются актуальные рекламные и маркетинговые материалы (от презентаций до фото- и видеоконтента). Доступ можно настраивать для разных групп клиентов. Партнёры скачивают нужные файлы без запроса менеджерам, используют свежие материалы, а вы экономите на ручной рассылке и повышаете качество продвижения.

7. Найм новых сотрудников не решает проблемы

Сигнал: «Мы увеличили штат сотрудников, а стало только сложнее».

Последствия: растёт хаос, задачи теряются, контроль качества падает, расходы увеличиваются.

Решение: автоматизация процессов и прозрачная система задач. Компания масштабируется без бесконечного найма. Чем дольше оптовая компания работает на «ручных» процессах, тем больше денег утекает незаметно. Это и потерянные клиенты, и ошибки в заказах, и лишняя нагрузка на команду, и неэффективный маркетинг.

B2B-платформа «Аргумент» закрывает эти проблемы разом:

• снимает зависимость от конкретных людей;
• делает клиентов самостоятельными;
• синхронизируется с 1С и убирает ручной ввод;
• даёт руководителю аналитику в реальном времени;
• помогает масштабироваться без лишнего найма.

Если вы узнали свою компанию хотя бы в одном или двух пунктах, пора перестать тратить ресурсы на ручное управление и перейти на систему, которая работает сама, а не держится на людях. Это быстрее, чем кажется, и окупается гораздо раньше, чем вы думаете.